Ganztag

Zur Organisation der Ganztagsbetreuung können diverse Module genutzt werden. Dieser Eintrag bezieht sich auf das Paket IServ Ganztag, mit welchem eine Ganztagsübersicht für berechtigte Personen installiert wird. In dieser werden Betreuungszeiten, tagesaktuelle Abholinformationen sowie Anwesenheiten dargestellt und verwaltet.

Die Daten dieses Moduls liegen als Auftragsverarbeitung bei der Schwesterfirma Virality GmbH, Teil der IServ Gruppe, auf in Deutschland gehosteten Servern.

Für Ganztagsmitarbeiter

Nutzer der Schulserverrollen Ganztagsbetreuung und Administration/Schulleitung/Verwaltung, die das Recht „Zugriff auf Ganztagsübersicht“ innehaben, sehen einen Menüpunkt Ganztag in der Navigation. Dessen Auswahl öffnet die Ganztagsübersicht. Über Buttons oben rechts kann zwischen der Anzeige der Übersicht und Betreuungszeiten gewechselt werden.

Ganztagsübersicht

Nach Auswahl einer Gruppe über das Dropdown öffnet sich die Tagesübersicht über die Schüler dieser Ganztagsgruppe (optional auch nach Raum gefiltert).

Angezeigte Information

Je Schüler wird eine Karte mit den folgenden Inhalten eingeblendet:

• Vor- und Nachname

• aktueller Anwesenheitsstatus im Ganztag, ggf. inklusive aktuellem Raum

• Information zu bestehender Abwesenheit im Modul Abwesenheiten an dem Tag, z.B. wegen Krankmeldung oder Beurlaubung

• Betreuungsende (aus Wochenplanung oder tagesaktueller Abmeldung)

Nach Ausklappen der Karte werden außerdem angezeigt:

• Eine Historie über Eincheck-/Auscheck-Zeiten mit der Information, von wem der Check-in/-out durchgeführt wurde

• Hausaufgaben aus Unterrichten der Klassen/Schülergruppen, welchen der Schüler zugeordnet ist, aus dem Klassenbuch-Modul

• Schülervermerke des Tages und permanente Vermerke aus dem Ganztag

• Über den Button + Vermerk können hier auch weitere Vermerke zum Schüler hinzugefügt werden.

Permanente Ganztagsvermerke können außerdem in der Vermerkestatistik des Klassenbuchs eingeblendet werden. Administratoren sowie die Klassenlehrer der Schüler können sie dort bearbeiten und löschen.

Anwesenheit verwalten

Die folgenden Optionen zur Dokumentation der Anwesenheiten der Schüler im Ganztagsangebot sind möglich:

• Einchecken: Dokumentiert die Anwesenheit der Schüler in der gewählten Gruppe und Raum

• Auschecken: Der Schüler ist nicht mehr in der gewählten Gruppen (und Raum) anwesend

• Final auschecken (Tagesabschluss): Ein finaler Tagesabschluss beendet die Betreuung für den Tag. Vor einem finalen Auschecken weist das System darauf hin, wenn ein späteres Betreuungsende hinterlegt ist.

• Tagesabschluss zurücksetzen: Ein erneutes Einchecken ist erst nach dem Zurücksetzen des Tagesabschlusses möglich.

Die Aktionen können nach Ausklappen der Schülerkachel für einzelne oder nach Auswahl von Schülern über Mehrfachauswahl auch für mehrere oder alle aktuell angezeigten Schüler durchgeführt werden.

Betreuungszeiten verwalten

Über den Button Betreuungszeiten gelangt man zur Verwaltung der Betreuungsendzeiten. Dort können je Ganztagsgruppe die regelmäßigen Endzeiten der Betreuung pro Schüler und Wochentag gepflegt werden. Über die Checkboxen auf der linken Seiten können mehrere oder alle Schüler ausgewählt und die Zeiten für alle gesammelt bearbeitet werden. Welche Zeiten hier zur Auswahl stehen, kann von Admins in den Ganztags-Einstellungen definiert werden.

Für Eltern und volljährige Schüler

Die Abmeldung vom Ganztag erfolgt im Modul Abwesenheiten → Abmeldung Ganztag. Dabei kann eine vollständige Abmeldung vom oder ein früheres Ende der Ganztagsbetreuung gemeldet werden.

Für ein vorzeitiges Betreuungsende kann - abhängig von den Schuleinstellungen - eine Abholzeit aus einer vorgegebenen Liste oder eine individuelle Uhrzeit angegeben werden. Optional kann zusätzlich eine Notiz hinterlegt werden. Abmeldungen können auch mit wöchentlicher Wiederholung eingereicht werden.

Ist eine Frist für taggleiche Abmeldungen hinterlegt, sind Abmeldungen für den aktuellen Tag nach Ablauf dieser Uhrzeit nicht mehr möglich.

Einstellungen, Voraussetzungen und Berechtigungen

Einstellungen in der Verwaltung

Zugriff auf das Ganztagsmodul haben Nutzer mit den Schulserverrollen Ganztagsbetreuung sowie Administration/Schulleitung/Verwaltung, die das Recht „Zugriff auf Ganztagsübersicht“ innehaben. Genauere Informationen zur Benutzersynchronisation können in der Dokumentation zum Klassenbuch-Modul unter Benutzerverwaltung und Nutzersynchronisation eingesehen werden. Damit eine Gruppe als Ganztagsgruppe synchronisiert wird, benötigt diese das Gruppenmerkmal „ist eine Ganztagesgruppe“.

Einstellungen im Modul Ganztag

Nutzer der Rollen Administration/Schulleitung/Verwaltung haben Admin-Rechte im Modul und Zugriff auf die Ganztags-Einstellungen. Dort können Ganztag-spezifische Optionen gesetzt werden, z. B.:

• verfügbare Zeiten für das reguläre Betreuungsende

• verfügbare Zeiten für ein vorzeitiges Betreuungsende

• Erlaubnis individueller Abholzeiten

• Frist für heutige Ganztag-Abmeldungen

Außerdem können Räume direkt aus den Ganztags-Einstellungen über die Grunddaten der Cloud-Module gepflegt werden.

Damit Eltern Ganztag-Abmeldungen einreichen können, muss die Antragsart Abmeldung Nachmittagsbetreuung im Modul Abwesenheiten aktiviert sein.