Ganztag¶

Zur Organisation der Ganztagsbetreuung können diverse Module genutzt werden. Dieser Eintrag bezieht sich auf das Paket IServ Ganztag, mit welchem eine Ganztagsübersicht für berechtigte Personen installiert wird. In dieser werden Betreuungsbeginn, Betreuungszeiten, tagesaktuelle Abholinformationen sowie Anwesenheiten dargestellt und verwaltet.

Die Daten dieses Moduls liegen als Auftragsverarbeitung bei der Schwesterfirma Virality GmbH, Teil der IServ Gruppe, auf in Deutschland gehosteten Servern.

Für Ganztagsmitarbeiter¶

Nutzer der Schulserverrollen Ganztagsbetreuung und Administration/Schulleitung/Verwaltung, die das Recht „Zugriff auf Ganztagsübersicht“ innehaben, sehen einen Menüpunkt Ganztag in der Navigation. Dessen Auswahl öffnet die Ganztagsübersicht. Über Buttons oben rechts kann zwischen der Anzeige der Übersicht und Betreuungszeiten gewechselt werden.

Ganztagsübersicht¶

Nach Auswahl einer Gruppe über das Dropdown öffnet sich die Tagesübersicht über die Schüler dieser Ganztagsgruppe (optional auch nach Raum gefiltert).

Die Tagesansicht zeigt standardmäßig nur Schüler, für die am ausgewählten Wochentag eine Betreuungszeit hinterlegt ist. Über die Checkbox für Schüler ohne Betreuungszeit können bei Bedarf auch diese angezeigt werden.

Angezeigte Information¶

Je Schüler wird eine Karte mit den folgenden Inhalten eingeblendet:

Vor- und Nachname
aktueller Anwesenheitsstatus im Ganztag, ggf. inklusive aktuellem Raum
Information zu bestehender Abwesenheit im Modul Abwesenheiten an dem Tag, z.B. wegen Krankmeldung oder Beurlaubung
geplanter Betreuungsbeginn und Betreuungsende (aus Wochenplanung oder tagesaktueller Abmeldung)

Nach Ausklappen der Karte werden außerdem angezeigt:

Eine Historie über Eincheck-/Auscheck-Zeiten mit der Information, von wem der Check-in/-out durchgeführt wurde
Hausaufgaben der letzten sieben Kalendertage aus Unterrichten der Klassen/Schülergruppen, welchen der Schüler zugeordnet ist, aus dem Klassenbuch-Modul
Schülervermerke des Tages und permanente Vermerke aus dem Ganztag
Für den Ganztag freigegebene Vermerke aus dem Klassenbuch-Modul
Über den Button + Vermerk können hier auch weitere Vermerke zum Schüler hinzugefügt werden.

Permanente Ganztagsvermerke können außerdem in der Vermerkestatistik des Klassenbuchs eingeblendet werden. Administratoren sowie die Klassenlehrer der Schüler können sie dort bearbeiten und löschen.

Schulereignisse in der Übersicht¶

Nimmt ein Schüler an einem Schulereignis teil, zeigt die Ganztagsübersicht das Ereignis mit betroffener Gruppe und Zeitraum an. Schulereignisse sind von individuellen Abwesenheiten getrennt dargestellt. Während eines laufenden Schulereignisses werden betroffene Schüler beim gemeinsamen Einchecken übersprungen. Kehrt ein Schüler vorzeitig zurück, kann er weiterhin einzeln eingecheckt werden. Der bestehende Zugriff auf die Ganztagsübersicht und ihre Schüler bleibt Voraussetzung.

Anwesenheit verwalten¶

Die folgenden Optionen zur Dokumentation der Anwesenheiten der Schüler im Ganztagsangebot sind möglich:

Einchecken: Dokumentiert die Anwesenheit der Schüler in der gewählten Gruppe und Raum
Auschecken: Der Schüler ist nicht mehr in der gewählten Gruppen (und Raum) anwesend
Final auschecken (Tagesabschluss): Ein finaler Tagesabschluss beendet die Betreuung für den Tag. Vor einem finalen Auschecken weist das System darauf hin, wenn ein späteres Betreuungsende hinterlegt ist.
Tagesabschluss zurücksetzen: Ein erneutes Einchecken ist erst nach dem Zurücksetzen des Tagesabschlusses möglich.

Die Aktionen können nach Ausklappen der Schülerkachel für einzelne oder nach Auswahl von Schülern über Mehrfachauswahl auch für mehrere oder alle aktuell angezeigten Schüler durchgeführt werden.

Ganztagsdaten beim Schuljahreswechsel exportieren¶

Beim Schuljahreswechsel enthält der Schul-Export auch Ganztagsdaten. Die Check-in- und Check-out-Historie wird je Ganztagsgruppe in einem eigenen Ordner abgelegt. Schülervermerke aus dem Klassenbuch und dem Ganztag werden getrennt exportiert.

Betreuungszeiten verwalten¶

Über den Button Betreuungszeiten gelangt man zur Verwaltung der Betreuungszeiten. Dort können je Ganztagsgruppe die regelmäßigen Beginn- und Endzeiten der Betreuung pro Schüler und Wochentag gepflegt werden. Über die Checkboxen auf der linken Seiten können mehrere oder alle Schüler ausgewählt und die Zeiten für alle gesammelt bearbeitet werden. Welche Zeiten hier zur Auswahl stehen, kann von Admins in den Ganztags-Einstellungen definiert werden.

Für Eltern und volljährige Schüler¶

Die Abmeldung vom Ganztag erfolgt im Modul Abwesenheiten → Abmeldung Ganztag. Dabei kann eine vollständige Abmeldung vom oder ein früheres Ende der Ganztagsbetreuung gemeldet werden.

Für ein vorzeitiges Betreuungsende kann - abhängig von den Schuleinstellungen - eine Abholzeit aus einer vorgegebenen Liste oder eine individuelle Uhrzeit angegeben werden. Optional kann zusätzlich eine Notiz hinterlegt werden. Abhängig von den Ganztags-Einstellungen muss bei einer Abmeldung ein Grund angegeben werden. Abmeldungen können auch mit wöchentlicher Wiederholung eingereicht werden.

Zusätzlich kann die Schule festlegen, wie viele Tage im Voraus Ganztagsabmeldungen mindestens eingereicht werden müssen.

Ist eine Frist für taggleiche Abmeldungen hinterlegt, sind Abmeldungen für den aktuellen Tag nach Ablauf dieser Uhrzeit nicht mehr möglich.

Einstellungen, Voraussetzungen und Berechtigungen¶

Einstellungen in der Verwaltung¶

Zugriff auf das Ganztagsmodul haben Nutzer mit den Schulserverrollen Ganztagsbetreuung sowie Administration/Schulleitung/Verwaltung, die das Recht „Zugriff auf Ganztagsübersicht“ innehaben. Genauere Informationen zur Benutzersynchronisation können in der Dokumentation zum Klassenbuch-Modul unter Benutzerverwaltung und Nutzersynchronisation eingesehen werden. Ob Vermerke aus dem Klassenbuch im Ganztag angezeigt werden, wird im Klassenbuch über die jeweilige Vermerk-Kategorie standardmäßig vorgegeben und kann beim Erstellen eines Vermerks angepasst werden. Damit eine Gruppe als Ganztagsgruppe synchronisiert wird, benötigt diese das Gruppenmerkmal „ist eine Ganztagesgruppe“.

Einstellungen im Modul Ganztag¶

Nutzer der Rollen Administration/Schulleitung/Verwaltung haben Admin-Rechte im Modul und Zugriff auf die Ganztags-Einstellungen. Dort können Ganztag-spezifische Optionen gesetzt werden, z. B.:

verfügbare Zeiten für den Betreuungsbeginn je Wochentag
verfügbare Zeiten für das reguläre Betreuungsende
verfügbare Zeiten für ein vorzeitiges Betreuungsende
Erlaubnis individueller Abholzeiten
minimale Vorlauffrist in Tagen für Ganztag-Abmeldungen
Frist für heutige Ganztag-Abmeldungen
Pflichtgrund bei Ganztag-Abmeldungen

Außerdem können Räume direkt aus den Ganztags-Einstellungen über die Grunddaten der Cloud-Module gepflegt werden.

Damit Eltern Ganztag-Abmeldungen einreichen können, muss die Antragsart Abmeldung Nachmittagsbetreuung im Modul Abwesenheiten aktiviert sein.