Import#

Hinweis

Nützliche Hinweise wie Sie eine CSV-Datei aus verschiedenen Schulverwaltungsprogrammen erstellen können, finden Sie unter CSV-Export.

Das Importmodul ermöglicht den Abgleich der IServ-Benutzerverwaltung mit externen Datenquellen wie z. B. Schulverwaltungsprogrammen. Dazu exportiert man die Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm (z. B. im CSV-Format) und importiert diese anschließend mit dem Importmodul, das die nötigen Änderungen auf die IServ-Benutzerverwaltung anwendet.

Was das Importmodul kann#

  • Neue Benutzer aktiv oder inaktiv anlegen (Accountnamen und Passwörter können importiert oder generiert werden)

  • Vorhandene nicht importierte Benutzer anhand der Ähnlichkeit des Namens automatisch einer Person der Datenquelle zuordnen („Initialer Import“)

  • Klassengruppen (z. B. „Klasse 9a“) anlegen/umbenennen/löschen

  • Jahrgangsgruppen (z. B. „Jahrgang 9“) anlegen/umbenennen/löschen

  • Benutzer zu Klassen-/Jahrgangsgruppen hinzufügen/entfernen

  • Benutzer löschen, als gelöscht markieren oder in Ehemaligen-Gruppen verschieben (nur vom Importmodul verwaltete Benutzer)

Dateiformate#

Das Importmodul unterstützt derzeit CSV-Dateien, LUSD Hessen (XML, verschlüsselt) und SchILD-NRW LOGINEO Exporte (XML). Die unterstützten Kodierungen sind UTF-8 (empfohlen), ISO-8859-15 und CP-1252

CSV-Dateien#

Das Format der CSV-Dateien ist in der CSV-Spalten-Konfiguration des Profils frei konfigurierbar:

  • Es können beliebige Spalten in der CSV-Datei vorkommen, solange diese einer gesonderten Bedeutung zugeordnet oder alternativ ignoriert werden.

  • Das Importmodul benötigt keine Spaltenüberschriften in der ersten Zeile. Sollte die CSV-Datei Spaltenüberschriften enthalten, muss die Option Erste Zeile ignorieren in den Profileinstellungen gesetzt sein.

  • Das verwendete Trennzeichen zwischen den Spalten muss entweder , (Komma), ; (Semikolon) oder ein Tabulatorzeichen sein.

  • Das verwendete Begrenzungszeichen muss entweder " oder ' sein.

Ein Beispiel für eine CSV-Datei, die mit dem Importmodul importiert werden kann:

2974;Jana;Müller;7a
5768;Jonas;Meier;8a
8671;Steffen;Decker;8b
7017;Doreen;Becker;8b
5309;Jörg;Meyer;8d
3239;Yvonne;Kohl;8d
8915;Thorsten;Schreiber;8a

In diesem Fall sollte gewählt werden:

  • Trennzeichen: ;

  • Begrenzungszeichen: "

  • Erste Zeile ignorieren: Nein

  • Felder: Import-ID, Vorname, Nachname, Klasse/Zusätzliche Informationen

LUSD Hessen#

Das Importmodul ist in der Lage, verschlüsselte XML-Dateien zu importieren, die aus der hessischen Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) exportiert wurden.

Hinweis

Zum Importieren verschlüsselter LUSD Hessen Exporte muss das Paket „IServ Import LUSD“ installiert werden. Dieses Paket enthält das notwendige private Schlüsselmaterial und steht allen Schulen im Bundesland Hessen zur Installation zur Verfügung.

Wählen Sie hierbei in der Profil-Konfiguration unter „Quelldatei“ → „Quelldatei-Typ“ den Wert „LUSD Hessen (XML, verschlüsselt)“ aus und laden Sie anschließend beim Start des Import-Vorgangs unter Datei die XML-Datei hoch.

SchILD-NRW LOGINEO Export#

Das Importmodul ist in der Lage, XML-Dateien zu importieren, die aus dem Schulverwaltungsprogramm SchILD-NRW mittels des „Logineo Export“-Plugins exportiert wurden.

Wählen Sie hierbei in der Profil-Konfiguration unter „Quelldatei“ → „Quelldatei-Typ“ den Wert „SchILD-NRW LOGINEO Export (XML)“ aus und laden Sie anschließend beim Start des Import-Vorgangs unter Datei die XML-Datei hoch.

Eindeutige ID-Nummern in der Datenquelle#

Das Importmodul geht davon aus, dass jede Person in der Datenquelle eine eindeutige Identifikation – beispielsweise eine ID-Nummer oder eine UUID – besitzt, im Folgenden „Import-ID“ genannt.

Das ist beispielsweise für die folgenden Situationen nötig, bei denen eine Person anhand ihres Namens nicht eindeutig identifiziert werden kann

  1. Eine Person wurde in der Datenquelle umbenannt.

    Beispiel: „Max Mustermann“ wird in der Datenquelle zu „Max Muster“ umbenannt. Anhand der Import-ID kann IServ den neuen Namen dem vorhandenen Benutzer zuordnen und dessen Namen auch ändern.

    Hinweis

    Mit der Option Account umbenennen in den erweiterten Einstellungen des Importprofils ist es möglich, bei einer Namensänderung in der Datenquelle auch den Account entsprechend automatisch umzubenennen. Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert, da sich hierdurch beispielsweise auch die E-Mail-Adresse des jeweiligen Accounts ändert.

  2. Die Datenquelle enthält zwei verschiedene Personen mit gleichem Namen.

    Beispiel: Es gibt in der Datenquelle zwei verschiedene Personen, die „Max Mustermann“ heißen. Beide sollen einen eigenen Benutzeraccount bekommen. Anhand der Import-ID kann IServ die beiden Benutzer auseinanderhalten und getrennt voneinander verwalten.

Automatisch erzeugte Import-IDs#

Wenn Ihre Datenquelle keine eindeutigen Import-IDs enthält, lassen Sie das Feld Import-ID bei der CSV-Spalten-Konfiguration weg. In diesem Fall wird das Importmodul auf Basis der vorhandenen Namens-Teile (Felder Vorname, Nachname und Nachnamens-Zusatz) sowie gegebenenfalls dem Feld Hilfsidentifikator einen Hashwert bilden und diesen als Import-ID verwenden.

Das wird allerdings unvermeidlich zu Problemen führen, wenn die Datenquelle zwei verschiedene Personen mit gleichen Namen enthält, oder wenn Personen in der Datenquelle umbenannt werden.

Warnung

Denken Sie sich insbesondere niemals speziell für einen Import-Vorgang Import-IDs aus! Also niemals vor dem Import in Excel eine Spalte „ID“ hinzufügen und fortlaufende Nummern generieren lassen! Da bei einem darauffolgenden Import-Vorgang auf diese Weise höchstwahrscheinlich andere Import-IDs je Nutzer generiert würden, würde dies dazu führen, dass das Importmodul beim nächsten Import nahezu alle Benutzer falsch zuordnen und in der Folge massive unbeabsichtigte Änderungen an allen Benutzern (z. B. hinsichtlich Namen, Gruppen und Klassen) vornehmen würde.

Hilfsidentifikator

Es kann Situationen geben, in denen die Datenquelle keine eindeutigen Identifikationsmerkmale enthält und daher das Import-Modul eine Import-ID durch Kombination der Namens-Bestandteile bilden muss (wie zuvor beschrieben). Der CSV-Spalten-Typ Hilfsidentifikator kann verwendet werden, um zusätzlich zu den Namensbestandteilen Einfluss in die Erzeugung der Import-ID zu finden. Dies hat das Ziel, für verschiedene Personen mit gleichen Namensbestandteilen trotzdem unterschiedliche Import-IDs zu erzeugen.

Als Hilfsidentifikator eignen sich daher beliebige, personenbezogene Daten, die sich nicht verändern.

Dazu können beispielsweise zählen

  • Geburtsdatum oder Geburtsort

  • Datum der Einschulung

Insbesondere eignet sich das angestrebte Abschlussjahr nicht als Hilfsidentifikator, da dies bei einer nicht-Versetzung veränderlich ist.

Bemerkung

Datenschutzhinweis: Hilfsidentifikatoren sind inhärent personenbezogen und daher Datenschutzrelevant. Der Wert der jeweiligen Hilfsidentifikatoren wird nicht separat gespeichert, sondern findet lediglich zusammen mit den Namensbestandteilen Einzug in eine kryptografische Hashfunktion, deren Ausgabe als erzeugte Import-ID weiterverwendet (und anschließend gespeichert) wird. Aus der erzeugten Import-ID lässt sich der Wert des Hilfsidentifikators rückwirkend nicht mehr bestimmen.

Vom Importmodul verwaltete Benutzer#

Wenn das Importmodul beim Importieren neue Benutzer anlegt, wird diesen Benutzern dabei automatisch die entsprechende Import-ID aus der Datenquelle zugeordnet. Diese Benutzer gelten damit als „vom Importmodul verwaltet“.

Hinweis

Sie können die einem Benutzer zugeordnete Import-ID auch in der Benutzerverwaltung im Reiter „Import“ → „Import-ID“ einsehen. Die dort gespeicherten Werte können manuell geändert werden, dies wird jedoch nicht empfohlen.

Benutzer, die nicht vom Importmodul angelegt wurden, haben standardmäßig keine zugeordnete Import-ID und gelten damit auch nicht als vom Importmodul verwaltete Benutzer. Das Importmodul ignoriert nicht von ihm verwaltete Benutzer standardmäßig vollständig, um ungewollte Änderungen an unbeteiligten Benutzern zu vermeiden.

Bei allen Import-Vorgängen gilt folgendes:

  • Für jeden Datensatz in der Quelle, welcher nicht per Import-ID einem bestehenden verwalteten Benutzer zugeordnet werden kann, wird ein neuer Benutzer angelegt.

  • Attribute erfolgreich per Import-ID zugeordneter Benutzer werden automatisch geändert. Dies betrifft beispielsweise Änderungen an der Klassenzugehörigkeit (in der Regel bei Versetzungen), aber auch Namensbestandteile oder explizit importierte Gruppenmitgliedschaften wie Kursgruppen.

  • Das Importmodul wird jeden Benutzer automatisch löschen, welcher dem aktuellen Profil zugeordnet ist, vom Importmodul verwaltet ist (also eine Import-ID besitzt) und nicht (mehr) in der Datenquelle vorhanden ist.

Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm#

Um nicht vom Importmodul verwaltete Benutzer bei einem Import-Vorgang zu berücksichtigen und zukünftig vom Importmodul verwalten zu lassen, kann im Profil die Funktion Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm aktiviert werden.

Das Importmodul versucht dann, die vorhandenen Benutzer anhand der Ähnlichkeit ihres Namens einer Person der Datenquelle zuzuordnen (also nicht mehr ausschließlich anhand der Import-ID). Erfolgreich zugeordnete Benutzer werden dabei zu vom Importmodul verwaltete Benutzer, indem ihnen im Laufe des Import-Prozesses die Import-ID des zugewiesenen Datensatzes aus der Datenquelle zugewiesen wird.

Bei zukünftigen Import-Vorgängen werden diese Benutzer daher von vornherein vom Importmodul berücksichtigt und das Aktivieren der Funktion Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm ist nicht mehr notwendig.

Hinweis

Diese Funktion kann nur im geführten Modus in Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter der Firma IServ GmbH durchgeführt werden. Setzen Sie sich diesbezüglich bitte mit unserem Support in Verbindung.

Vorbereitung#

Sie finden das Importmodul unter Verwaltung → Benutzer → Import. Nachdem Sie den Import geöffnet haben, sehen Sie die folgende Ansicht:

../../../_images/01-start-import.png

Ein Profil anlegen#

Bevor Sie mit dem Importmodul Benutzer importieren können, müssen Sie zuerst ein Profil einrichten. Das Profil fasst alle konfigurierbaren Optionen zusammen, darunter vor allem die Spalten, die in der hochzuladenden Datei enthalten sind (sofern Sie eine CSV-Datei als Datenquelle verwenden).

Wenn Sie Daten aus mehreren verschiedenen Datenquellen importieren möchten (z. B. Schüler aus einer Schülerdatenbank und Lehrer aus einer getrennten Lehrerdatenbank oder Excel-Tabelle), müssen Sie dafür mehrere Profile einrichten.

Legen Sie daher jetzt ein neues Profil an, indem Sie zuerst auf Importprofile konfigurieren und dann auf Hinzufügen klicken.

Die Profil-Einstellungen#

Das Profil wird in den folgenden Bereichen entsprechend konfiguriert:

  • Allgemein

  • Quelldatei

  • Neue Benutzer

  • Ehemalige Benutzer

  • Gruppen und Rollen

  • Erweitert

Allgemein#

../../../_images/02-profile-general.png

Name

Der Name des Profils, z. B. „Schüler“.

Typ

Das Typ-Feld dient dazu, verschiedene Datenquellen auseinander zu halten. Verwenden Sie beispielsweise den Wert „Schüler“ für einen Schülerimport oder den Wert „Lehrer“ für einen Lehrerimport.

Quelldatei#

../../../_images/03-profile-source-file.png

Quelldatei-Typ

Der Typ der zu importierenden Quelldatei. Unterstützt sind derzeit die Typen CSV, LUSD Hessen und SchILD-NRW LOGINEO Export.

Hinweis

Die folgenden Einstellungen dieses Abschnittes sind nur dann sichtbar, wenn der Typ CSV gewählt wurde.

Trennzeichen

Das Zeichen, das in der zu importierenden Datei die Spalten trennt. Häufig ist das ein Semikolon (;).

Begrenzungszeichen

Das Zeichen, mit dem in der zu importierenden Datei die Werte begrenzt sind. Häufig ist dies das Anführungszeichen ("). Sie müssen auf jeden Fall ein Begrenzungszeichen festlegen, auch wenn Ihre Datei keine verwenden sollte. Stellen Sie im Zweifelsfall einfach das Anführungszeichen (") ein.

Erste Zeile ignorieren

Überspringt die erste Zeile in der CSV-Datei. Muss auf Ja gestellt werden, wenn in der ersten Zeile die Überschriften der vorhandenen Felder stehen.

Letzte Zeile ignorieren

Überspringt die letzte Zeile in der CSV-Datei. Dies ist in Situationen hilfreich, wenn am Ende der CSV-Datei eine Zeile steht, die keine Benutzer-Daten enthält, beispielsweise eine Zusammenfassung.

CSV-Spalten

Die Felder in der zu importierenden CSV-Datei.

Hinweis

Sie können neue Felder mit Hinzufügen zu der Liste hinzufügen, und mit einem Klick auf Löschen hinter dem Feld vorhandene Felder löschen.

Für jedes Feld in der CSV-Datei müssen Sie einen der folgenden Typen auswählen:

  • Vorname: der Vorname der Person

  • Nachname: der Nachname der Person

  • Nachnamenszusatz: Titel oder ähnliches (z. B. Dr.)

  • Import-ID: die eindeutige Identifikation der Person

  • Klasse/Information: - Bei Schülern: die Klasse, in der die Person sich befindet, - Bei Lehrern: das Namenskürzel

  • Passwort: das Passwort, was beim Anlegen des Benutzers gesetzt werden soll.

    Bemerkung

    Dies ist nur in Kombination mit den Passwort-Generierungs-Strategien „Import aus Passwort-Feld der CSV-Datei mit Passwortänderung“ oder „Import aus Passwort-Feld der CSV-Datei ohne Passwortänderung (unsicher)“ zulässig.

  • Gruppen: Liste der Gruppen, in denen der Benutzer Mitglied wird, sofern er es noch nicht ist, im CSV-Format der Importdatei, ggf. für das Feld kodiert; leere Einträge werden ignoriert.

    Beispiel: Schulz;Lisa;7a;"Kurs 7 En 1;Kurs 7 Fr 2;AG Handarbeit"

    Warnung

    Falls sie diese Spalte in Kombination mit der Klassengruppen- oder Jahrgangsgruppen-Funktion des Moduls verwenden (Abschnitt „Gruppen und Rollen“ → „Klassengruppen verwalten“ oder „Jahrgangsgruppen verwalten“ Wert „Ja“), dürfen die Namen importierter Gruppen nicht mit den konfigurierten Präfixen (Abschnitt „Gruppen und Rollen“ → „Klassengruppen-Präfix“ oder „Jahrgangsgruppen-Präfix“) beginnen. Andernfalls könnten die so importierten Gruppen in einem darauffolgenden Import-Prozess fälschlicherweise für bestehende Klassen- oder Jahrgangsgruppen gehalten werden.

    Beispiel: Sie verwenden die Klassengruppen-Funktion mit Präfix „Klasse“, um durch das Modul automatisch Klassengruppen auf Grundlage der Werte des Felds „Klasse/Information“ verwalten zu lassen. Dann dürfen Sie keine Gruppen über die CSV-Spalte „Gruppen“ importieren, deren Namen mit „Klasse“ beginnt, beispielsweise „Klasse 5 Biologie“. Verwenden Sie in diesem Fall beispielsweise „Kurs 5 Biologie“.

  • Ignorieren: Die Inhalte der Spalten mit diesem Typ werden durch das Importmodul ignoriert.

  • Hilfsidentifikator: Diese Option ermöglicht es, wenn keine eindeutige ID aus dem entsprechenden Schulverwaltungsprogramm zur Verfügung steht, ein zusätzliches Feld wie z. B. das Geburtsdatum in die Generierung einer Import-ID einfließen zu lassen. Siehe Abschnitt „Automatisch erzeugte Import-IDs“ → „Hilfsidentifikator“ in diesem Dokument.

  • Account: Diese Option ermöglicht es, einen Account für einen Benutzer direkt zu importieren.

    Bemerkung

    Dies ist nur in Kombination mit der Account-Generierungs-Strategie „Import“ sinnvoll.

Vorsicht

Mindestens eines der Felder Vorname oder Nachname muss vorhanden sein, die restlichen Felder sind optional. Achten Sie darauf, dass Sie alle Felder in der Datei in dem Profil zuordnen. Wenn Sie ein Feld aus der Datei für den Import nicht benötigen, stellen Sie es im Profil auf Ignorieren.

Neue Benutzer#

Warnung

Bei der Erstellung von neuen Benutzern während des Imports die Passwortstrategie Standard zu verwenden und gleichzeitig die Option Neue Benutzerkonten deaktivieren auf Nein zu setzen, gilt als Sicherheitsrisiko. Mit diesen Einstellungen wird eine große Menge an Benutzerkonten angelegt, die potenziell einfach von Unbefugten übernommen werden können. Bitte beachten Sie unsere Empfehlungen über Vorgehensweisen zum sicheren Umgang mit neu importierten Benutzern.

../../../_images/04-profile-new-users.png

Accountgenerierungsstrategie

Legt fest, wie für neu anzulegende Benutzer aus dem Namen der Person ein Account erzeugt wird.

Import

Ein Import-Feld wird als Benutzername verwendet.

Vorsicht

Die Option Import setzt voraus, dass eines der Felder Account, Import-ID oder Klasse/Information in der CSV-Konfiguration vorhanden ist.

vorname.nachname

Setzt den Account wie folgt aus den Vor- und Nachnamen zusammen. Wenn der Account schon belegt ist oder länger als die erlaubte Anzahl an Zeichen ist, welche über die Einstellung Maximallänge für Accounts festgelegt werden kann, verwendet das Importmodul jeweils die nächste Variante:

vorname.vorname.nachname.nachname  (Standardfall): alle Vor- und Nachnamen
vorname.v.nachname.nachname        Der erste Vorname, der erste Buchstabe vom zweiten Vornamen, alle Nachnamen
vorname.nachname.nachname          Der erste Vorname, alle Nachnamen
v.nachname.nachname                Der erste Buchstabe des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vo.nachname.nachname               Die ersten zwei Buchstaben des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vor.nachname.nachname              …
vorn.nachname.nachname             …
vorna.nachname.nachname            …
vorname.vorname.nac1               Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
vorname.vorname.nac2               …
...
vorname.vorname.na10               …

nachname

Der Benutzername wird ausschließlich aus den Nachnamen gebildet.

nachname.nachname.nachname        (Standardfall): Alle Nachnamen
n.nachname.nachname               Der erste Buchstabe des ersten Nachnamens, aller weiteren Nachnamen
na.nachname.nachname              Die ersten zwei Buchstaben des ersten Nachnamens, alle weiteren Nachnamen
nac.nachname.nachname             …
nach.nachname.nachname            …
nachn.nachname.nachname           …
nachna.nachname.nachname          …
nachnam.nachname.nachname         …
nachname.nachname.na1             Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
nachname.nachname.na2             …
...
nachname.nachname.n20             …

erster-vorname.nachname

Für den Benutzernamen werden nur der erste Vorname und die Nachnamen berücksichtigt.

vorname.nachname.nachname.nachname  (Standardfall): Erster Vorname, alle Nachnamen
v.nachname.nachname.nachname        Der erste Buchstabe des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vo.nachname.nachname.nachname       Die ersten zwei Buchstaben des ersten Vornamens, alle Nachnamen
vor.nachname.nachname.nachname      …
vorn.nachname.nachname.nachname     …
vorna.nachname.nachname.nachname    …
vornam.nachname.nachname.nachname   …
vorname.nachname.nac1               Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
vorname.nachname.nac2               …
...
vorname.nachname.na20               …

erster-buchstabe-des-vornamens.nachname

Für den Benutzernamen werden nur der erste Buchstabe des Vornamen und die Nachnamen berücksichtigt.

v.nachname.nachname.nachname  (Standardfall): Erster Buchstabe des ersten Vornamens, alle Nachnamen
v.nachname.nachname.1         Wie beim Standardfall, aber mit angehängter aufsteigender Nummer und auf erlaubte Anzahl an Zeichen gekürzt
v.nachname.nachname.2         …
...
v.nachname.nachname20         …

CSV-Feld Account

Wurde die Accountgenerierungsstrategie Import ausgewählt, muss hier die CSV-Spalte ausgewählt werden, die den zu importierenden Account enthält. Es stehen die Felder Account, Import-ID und Klasse/Information zur Auswahl.

Maximallänge für Accounts

Warnung

Falls Sie Accounts importieren, stellen Sie sicher, dass in der Import-Datei nur Accounts enthalten sind, die die Maximallänge an Zeichen einhalten. Sollte ein Account enthalten sein, der länger ist, verweigert das Importmodul das Importieren der Datei.

Hinweis

Diese Einstellung ist standardmäßig auf 20 festgelegt. Dies ist die maximal mögliche Anzahl an Zeichen, mit der die Anmeldung an Microsoft Windows 7 möglich ist. Wenn Sie hier mehr als 20 Zeichen eintragen, beachten Sie, dass mit den vom Import erstellten Accounts eine Anmeldung unter Windows 7 unter Umständen nicht möglich ist. Sollte der Accounts mehr als zwanzig Zeichen aufweisen, scheitert die Anmeldung unter Windows 7 mit der Fehlermeldung Die Anmeldung des Dienstes „lokaler Sitzungs-Manager“ ist fehlgeschlagen. Der an einen Systemaufruf übergebene Datenbereich ist zu klein..

Legt fest, welche Anzahl an Zeichen neu generierte Accounts maximal haben dürfen. Die mögliche Maximalanzahl liegt bei 32 Zeichen.

Passwortgenerierungsstrategie

Legt fest, welches Passwort ein neu anzulegender Benutzer gesetzt bekommt.

Hinweis

Die Passwortgenerierungsstrategie gilt nur für neu angelegte Accounts. Die Passwörter bestehender Accounts werden niemals überschrieben.

  • Standardpasswort (Account): Setzt den Account als Passwort. Der Benutzer wird von IServ bei der ersten Anmeldung automatisch dazu gezwungen, dieses Passwort zu ändern.

  • Import aus Passwort-Feld der CSV-Datei mit Passwortänderung: Setzt das Passwort, das in der zu importierenden Datei für den Benutzer hinterlegt wurde. Erfordert, dass eine Spalte vom Typ Passwort im Profil konfiguriert ist. Der Benutzer wird von IServ bei der ersten Anmeldung automatisch dazu gezwungen, dieses Passwort zu ändern.

  • Import aus Passwort-Feld der CSV-Datei ohne Passwortänderung (unsicher): Setzt das Passwort, das in der zu importierenden Datei für den Benutzer hinterlegt wurde. Erfordert, dass eine Spalte vom Typ Passwort im Profil konfiguriert ist. Diese Strategie gilt als potenziell unsicher, da sie den Benutzer nach der ersten Anmeldung nicht auffordert das Passwort zu ändern.

  • Pwgen (Veraltet): Diese Strategie ist veraltet und kann bei neuen Profilen nicht mehr ausgewählt werden. Bestehende Profile, die diese Strategie verwenden, können solange nicht zum Importieren von Benutzern verwendet werden, wie keine andere Strategie in den Profileinstellungen ausgewählt wird.

  • Vorläufiges Passwort: Generiert einen zufälligen sechsstelligen Code, der bei der ersten Anmeldung als Passwort verwendet wird. Der Benutzer wird von IServ bei der ersten Anmeldung automatisch dazu gezwungen, dieses Passwort zu ändern.

Das gesetzte Passwort kann über die CSV-Datei, die beim Importprozess als Protokoll generiert wird, nachvollzogen werden.

Neue Benutzerkonten deaktivieren

Legt neue Benutzer deaktiviert an, sodass sie erst manuell von einem Administrator aktiviert werden müssen, bevor sie sich anmelden können.

Ehemalige Benutzer#

../../../_images/05-profile-old-users.png

Ehemalige Benutzer erhalten

Normalerweise löscht das Importmodul vom Importmodul verwaltete Benutzer automatisch, wenn sie nicht mehr in der Datenquelle vorhanden sind. Setzen Sie diese Option, um das zu verhindern. Vom Importmodul nicht verwaltete Benutzer werden vom Importmodul ignoriert und niemals automatisch gelöscht. Nicht mehr in der Datenquelle vorhandene Benutzer werden dann zu nicht mehr verwalteten Benutzern.

Hinweis

Alle folgenden Optionen haben nur dann Auswirkung, wenn die Option Ehemalige Benutzer erhalten auf Ja gestellt wurde.

Strategie für das Entfernen der Gruppenmitgliedschaften ehemaliger Benutzer

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Alle: Benutzer werden aus allen Gruppen in denen Sie Mitglied sind entfernt.

  • Nur verwaltete Gruppen: Benutzer werden nur aus den Gruppen entfernt in die Sie auch beim Import eingepflegt wurden, sofern in der CSV-Datei zusätzliche Gruppen angegeben wurden und diese durch das Importmodul verwaltet werden.

  • Keine: Benutzer behalten alle Gruppenmitgliedschaften in denen sie zusätzlich Mitglied sind.

Ehemalige Benutzer zu Gruppe hinzufügen

Hiermit können Sie die entsprechenden Benutzer zu einer vorhandenen Gruppe hinzufügen, z. B. Ehemalige.

Ehemalige Benutzer von folgendem Importprofil verwalten lassen

Hiermit können Benutzer, die in dieser Datenquelle nicht mehr vorhanden sind aber dafür in einer anderen Datenquelle weiter verwaltet werden, an ein anderes Importprofil übergeben werden, z. B. beim Wechsel in die Oberstufe oder dem Wechsel der Schulform.

Gruppen und Rollen#

../../../_images/06-profile-groups-roles.png

Klassengruppen verwalten

Legt automatisch Klassengruppen, z. B. „Klasse 9a“, an und fügt die entsprechenden Benutzer hinzu. Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie zusätzlich mindestens eine der beiden folgenden Optionen konfigurieren:

  • Klassengruppen-Präfix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Klassengruppen beginnen. Beispiel: „Klasse „, wenn eine mögliche Klassengruppe z. B. „Klasse 9a“ heißen soll.

    Hinweis

    Achten Sie darauf, dass Sie das abschließende Leerzeichen nicht vergessen, denn sonst würde das Importmodul Gruppen wie „Klasse9a“ anlegen.

  • Klassengruppen-Suffix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Klassengruppen enden.

Jahrgangsgruppen verwalten

Legt automatisch Jahrgangsgruppen (z. B. „Jahrgang 9“) an und fügt die entsprechenden Benutzer hinzu. Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie zusätzlich mindestens eine der beiden folgenden Optionen konfigurieren:

  • Jahrgangsgruppen-Präfix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Jahrgangsgruppen beginnen. Beispiel: „Jahrgang „, wenn eine mögliche Jahrgangsgruppe z. B. „Jahrgang 9“ heißen soll.

    Warnung

    Achten Sie darauf, dass Sie das abschließende Leerzeichen nicht vergessen, denn sonst würde das Importmodul Gruppen wie „Jahrgang9“ anlegen.

  • Jahrgangsgruppen-Suffix: Eine Zeichenfolge, mit der alle Jahrgangsgruppen enden.

Nummerische Gruppen migrieren

Verwendet den numerischen Teil des Feldes Klasse/Info, um automatisch passende Gruppen zu finden und umzubenennen. Beispiel: Es gibt eine Gruppe „Informatik Jg 9“, und die Mitglieder dieser Gruppe hatten beim letzten Import Klasse/Info-Werte wie „9a“, „9b“, „9c“ etc. gesetzt. Wenn sich beim nächsten Import der Klasse/Info-Wert von mindestens 50% der Gruppenmitglieder zu Werten wie „10a“, „10b“, „10c“ etc. ändert, wird das Importmodul automatisch vorschlagen, die Gruppe zu „Informatik Jg 10“ umzubenennen.

Alle zu einer Gruppe hinzufügen

Fügt alle vom Importmodul verwalteten Benutzer (sowohl schon vorhandene als auch neu anzulegende Benutzer) zu einer Gruppe hinzu. Mit einem Klick auf + können Sie eine neue Gruppe anlegen. Beispiel: Setzen Sie hier beim Import von Lehrern die Gruppe „Lehrer“ oder bei Schülern die Gruppe „Schüler“.

Allen eine Rolle zuweisen

Hiermit können Sie den Benutzern eine existierende Rolle zuweisen. Mit einem Klick auf + können Sie eine neue Rolle anlegen.

Namenspräfix für zusätzliche Gruppen

Setzt ein entsprechendes Präfix vor alle Gruppen, die vom Importmodul verwaltet werden, außer bei den Optionen Klassengruppen und Jahrgangsgruppen. Gruppen, die eine Zahl am Anfang des Namens stehen haben, können nicht importiert werden. Hiermit wird dies durch Setzen eines Präfixes vor dem Namen ermöglicht.

Nicht erlaubte Zeichen in Gruppen-Namen ersetzen

Wenn Sie Gruppen direkt importieren (beispielsweise bei CSV-Dateien über die Spalte Gruppen), kann das Problem auftreten, dass deren Namen nicht erlaubte Zeichen enthalten. Dies sind beispielsweise Klammern ( (, ), [, ], {, …) oder Zeichen wie „;“ oder „:“. Umlaute in Gruppennamen sind jedoch erlaubt.

Die beste Lösung für dieses Problem wäre das Ersetzen der unerlaubten Zeichen in der Datenquelle (z. B. in Quelldatei oder schon vor dem Export aus dem Schulverwaltungsprogramm). Es kann jedoch Situationen geben, bei denen dies nicht möglich oder gewünscht ist. Für diesen Fall bietet das Importmodul die Funktion „Nicht erlaubte Zeichen in Gruppen-Namen ersetzen“. Dadurch werden nicht erlaubte Zeichen automatisch durch je einen Unterstrich (_) ersetzt.

Warnung

Das Aktivieren der Funktion „Nicht erlaubte Zeichen in Gruppen-Namen ersetzen“ kann nicht garantieren, dass die durch die Ersetzung erzeugten Gruppen-Namen in jedem Fall gültig sind. Beispielsweise könnte ein Name mit einem unerlaubten Zeichen beginnen und der ersetzte Name daher mit einem Unterstrich. Dies wäre wiederum kein gültiger Name. Verwenden Sie in diesem speziellen Fall zusätzlich die Option „Namenspräfix für zusätzliche Gruppen“.

Erweitert#

../../../_images/07-profile-advanced.png

Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm

Versucht, bereits vorhandene Benutzerkonten automatisch, anhand ihres Namens einer Person der Datenquelle zuzuordnen. Gelingt die Zuordnung, speichert das Importmodul die Import-ID der Person aus der Datenquelle, sodass der Benutzer ab dann vom Importmodul verwaltet werden kann. Diese Funktion kann nur im geführten Modus in Zusammenarbeit mit einem Mitarbeiter der Firma IServ GmbH durchgeführt werden. Setzen Sie sich diesbezüglich mit unserem Support in Verbindung.

Manuelle Benutzerzuordnung erzwingen

Hiermit ist es möglich, Benutzer die noch nicht vom Importmodul verwaltet werden, in Verbindung mit dem Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm während des Importvorgangs manuell zuzuordnen.

Gruppenmerkmal für verwaltete Gruppen verwenden

Mit dieser Option bekommen Gruppen, die im Importprofil in den CSV-Einstellungen als Spalte Gruppen importiert werden, das entsprechende Gruppenmerkmal gesetzt. Damit kann dann die Option Ehemalige Benutzer aus Gruppen entfernen entsprechend auf genau diese Gruppen beschränkt werden die das Gruppenmerkmal gesetzt haben. Auf der Grundlage des Merkmals werden Benutzer aus importierten Gruppen (Spalte Gruppen in der CSV-Datei) entfernt, wenn diese nicht erneut importiert werden.

Account umbenennen

Mit dieser Option wird bei Namensänderungen auch der entsprechende Account geändert. Beachten Sie bitte das der Benutzer entsprechend informiert werden sollte da er sich sonst womöglich nicht mehr anmelden kann.

Den Import durchführen#

Warnung

Wir empfehlen zur Wahrung des Datenschutzes grundsätzlich, dass die Quelldatei nach dem Export aus dem Schulverwaltungsprogramm direkt in den Dateibereich von IServ hochgeladen wird (beispielsweise in einen Gruppen-Dateibereich, auf den IServ-Administrator und Sekretariat jeweils Zugriff haben) und in den folgenden Schritten von dort ausgewählt wird. Die Datei sollte nicht per Wechseldatenträger (wie ein USB-Stick) übertragen oder per E-Mail versendet werden.

Nachdem sie das Profil eingerichtet haben, können sie den eigentlichen Import beginnen. Wählen Sie dazu im Bereich Importparameter wählen das zuvor angelegte Profil aus. Abhängig von den konfigurierten Spalten wird Ihnen der Aufbau der CSV-Datei angezeigt (sofern das ausgewählte Profil den Quelldatei-Typen „CSV“ hat).

Sollte die CSV-Datei, die Sie für den Import verwenden möchten, im Dateibereich vorliegen, klicken Sie nun auf IServ-Dateien und suchen die Datei raus. Andernfalls wählen Sie Hochladen, um eine Datei aus dem Speicher Ihres Gerätes auszuwählen.

Ein Klick auf Vorschau der Änderungen beginnt die Überprüfungsphase des Imports, in der Sie vom Importmodul in mehreren Schritten eine Auflistung der geplanten Änderungen erhalten.

Die Überprüfungsphase#

In jeder Phase der Überprüfung haben Sie die Möglichkeit nicht gewünschte Aktionen durch Entfernen des entsprechenden Hakens zu ignorieren.

Schritt 1 von 4 (Änderungen am Benutzer)#

Hier werden Ihnen sämtliche Änderungen an den betreffenden Benutzern angezeigt.

Hierbei werden die entsprechenden Aktionen in die folgenden Kategorien aufgeteilt:

  • Benutzer löschen

  • Benutzer aktualisieren

  • Benutzer hinzufügen

  • Unveränderte Benutzer

Zu jeder der Kategorien wird Ihnen auf der rechten Seite jeweils die Anzahl der betroffenen Accounts angezeigt.

Klicken Sie dann auf Weiter zur Gruppen-Vorschau.

Schritt 2 von 4 (Änderungen an Gruppen)#

Hier werden Ihnen alle Änderungen an den entsprechenden Gruppen angezeigt.

  • Gruppen löschen

  • Gruppen aktualisieren

  • Gruppen hinzufügen

Klicken Sie dann auf Weiter zur Vorschau.

Schritt 3 von 4 (Vorschau aller Änderungen)#

Hier werden Ihnen nun alle durchzuführenden Änderungen nochmals aufgelistet. Prüfen Sie die angezeigten Informationen nochmals gründlich und klicken dann auf Übernehmen. Nun müssen Sie der Durchführung des Imports nochmal mit einem Klick auf Bestätigen zustimmen.

Schritt 4 von 4 (Durchführung des Imports)#

Der Import wird nun durchgeführt. Am unteren Fensterrand wird Ihnen der Fortschritt des Imports durch einen Fortschrittsbalken visuell dargestellt. Am Ende des Importvorgangs können Sie im Protokoll auf einzelne Namen klicken um sich nochmals die durchgeführten Aktionen im Detail anzeigen zu lassen. In der Prozess-Detailansicht wurde eine entsprechende Log-Datei im CSV-Format abgelegt. Sie haben nach Abschluss außerdem die Möglichkeit eine CSV-Datei mit den neu hinzugefügten Benutzern herunterzuladen.

Besonderheiten beim Erstimport aus neuem Schulverwaltungsprogramm#

Sollten Sie die Option Erstimport aus neuem Schulverwaltungsprogramm gesetzt haben, ist die Spalte Zu existierendem Benutzerkonto zuordnen interessant. Bei nicht vom Importmodul verwalteten Benutzern, die mit diesem Import zugeordnet werden, gibt diese Spalte auf einer Skala von 0% bis 100% an, wie sicher sich das Importmodul ist, dass die Zuordnung korrekt ist. Wenn es für eine Person mehrere passende Benutzer gibt, wird dieser Wert eher niedrig sein, weil das Importmodul nicht entscheiden kann, welcher Benutzer der richtige ist; wenn es hingegen nur einen passenden Benutzer gibt, wird der Wert eher hoch sein. Für vom Importmodul verwaltete Benutzer, die ja nicht mehr zugeordnet werden müssen, wird immer der Wert 100% angezeigt.

Durch die zusätzliche Option Manuelle Benutzerzuordnung erzwingen im Importprofil können Sie hier selber bei falschen Entscheidungen des Importmoduls eingreifen und den richtigen Benutzer zuordnen. Dabei ist zu beachten, dass der initiale Import immer eine manuelle Zuordnung erzwingt, durch das Setzen dieser Option wird auch bei spätere nicht-initial-Importe die manuellen Zuordnung erzwungen.

Prozesse#

Prozess-Liste#

Unter Benutzer → Verwaltung → Import-Prozesse ansehen können Sie die Liste der vergangenen und aktuellen Import-Prozesse einsehen.

Die Liste ist standardmäßig mit absteigender Prozess-Kennung sortiert, sodass neue Prozesse oben in der Liste erscheinen.

../../../_images/08-process-list.png

Prozess-Detailansicht#

Durch einen Klick auf die Prozess-Kennung gelangen Sie in die Detail-Ansicht des jeweiligen Prozesses.

../../../_images/09-process-details.png

Dort können Sie die folgenden Informationen einsehen:

  • Prozess-Kennung: Die eindeutige Kennung des Prozesses. Dies ist eine fortlaufende Nummer.

  • Status: Der aktuelle Status des Prozesses. Beispielsweise „Erstellt“, „Laufend“ oder „Beendet“.

  • Erstellungs-Datum: Das Datum, an dem der Prozess initiiert wurde, also das Import-Profil ausgewählt und die Quelldatei hochgeladen wurde.

  • Erstellt von: Derjenige Benutzer, welcher den Prozess initiiert hat. Dieser kann leer sein, wenn beispielsweise ein Import-Vorgang über die Kommandozeile durchgeführt wurde.

  • Profil: Das Profil, das bei der Initiierung des Prozesses ausgewählt wurde.

Des Weiteren ist durch Klicken auf die jeweilige Schaltfläche der Zugriff auf die im Folgenden aufgeführten zusätzlichen Prozess-zugehörigen Daten möglich. Auch steht Ihnen hier ein Download einer CSV-Datei mit den Daten der neu zugefügten Benutzern zur Verfügung.

Quelldatei-Inhalt#

Durch Klick auf Quelldatei ansehen gelangen Sie in eine Ansicht, in der Ihnen der Inhalt der Datei angezeigt wird, welche zum Durchführen des jeweiligen Import-Vorgangs verwendet wurde.

Hinweis

Bei Dateien, die beim Start des Import-Vorgangs automatisch entschlüsselt werden (wie LUSD Hessen), enthält diese Ansicht die Daten vor der Entschlüsselung.

../../../_images/10-process-details-source-file.png

Liste hinzugefügter Benutzer#

Durch einen Klick auf Liste hinzugefügter Benutzer ansehen gelangen Sie in eine Ansicht, in der Ihnen in einem Komma-separierten (CSV) Format für jeden im Lauf des betrachteten Import-Prozesses angelegten Benutzer folgende Informationen angezeigt werden:

  • Nachname

  • Vorname

  • Klasse/Information

  • Account Relevant, wenn der Accountname für einen Benutzer durch das Import-Modul generiert wurde (also nicht Teil des importierten Datensatzes war).

  • Passwort Relevant, wenn ein vorläufiges oder zufälliges Passwort durch das Import-Modul generiert wurde.

Sie können diese Liste abspeichern, ausdrucken oder in einem anderen Programm (wie z.B. in einer Tabellenkalkulation) weiterverarbeiten.

Hinweis

Eine Datei mit dem selben Inhalt wird in den persönlichen Dateibereich der den Import-Vorgang durchführenden Person geschrieben.

../../../_images/11-process-details-added-users.png