Verteilerlisten

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Verteilerlisten bieten Ihnen die Möglichkeit unkompliziert eine E-Mail an mehrere Personen zu schicken, ohne jedes mal alle E-Mail-Adressen der Empfänger eingeben zu müssen.

Hinweis

Um eine Verteilerliste mit fremden Gruppen zu nutzen, müssen Sie das Recht Verteilerlisten, die fremde Gruppen enthalten, nutzen haben. Sollte dies nicht der Fall sein, wird Ihnen dies entsprechend angezeigt.

Verteilerlisten erstellen

Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie nun den Namen der Verteilerliste ein und klicken Sie anschließend neben Einträge auf Hinzufügen. Hier können Sie nun eine E-Mail-Adresse der Verteilerliste hinzufügen. Für weitere Einträge klicken Sie entsprechend wieder auf Hinzufügen. Des Weiteren ist es möglich Benutzer, Gruppen oder E-Mail-Adressen aus der Verteilerliste auszuschließen. So kann man beispielsweise eine Verteilerliste für mehrere Schulklassen einrichten und die Lehrer-Gruppe ausschließen. Dadurch empfangen keine Mitglieder der Lehrer-Gruppe E-Mails dieser Verteilerliste, auch wenn sie Mitglied einer der Schulklassengruppen sind.

Um die Verteilerliste freizugeben, klicken Sie entsprechend neben Freigaben auf Hinzufügen. Tragen Sie nun den Namen des Benutzers oder der Gruppe ein, für wen die Freigabe gelten soll und wählen aus, ob die Liste nur angesehen (verwendet) oder auch bearbeitet werden darf. Möchten Sie weitere Einträge hinzufügen, klicken Sie ebenfalls auf Hinzufügen. Um die Liste zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

Verteilerliste importieren

Sie haben die Möglichkeit vorhandene E-Mail-Adressen, z.B. von Eltern, Betrieben, Behörden usw., per Liste zu importieren. Hierzu benötigen Sie eine Text- oder CSV-Datei (.txt oder .csv). In dieser Datei müssen die E-Mail-Adressen zeilenweise untereinander stehen. Es dürfen keine weiteren Informationen in der Datei vorhanden sein. Um die Datei zu importieren, klicken Sie auf Importieren. Jetzt können Sie die vorhandene Datei entweder per Hochladen vom eigenen Rechner hochladen oder per IServ-Dateien aus dem Dateisystem des Servers auswählen. Klicken Sie im Anschluss auf Importieren. Die Verteilerliste wird nun angelegt. Der Titel wird aus dem Namen der ursprünglichen Datei abgleitet und die Verteilerliste selbst aus dem Inhalt der Datei erzeugt.

Detailansicht

Um die Details der Verteilerliste anzusehen, beispielsweise die enthaltenen E-Mail-Adressen, klicken sie die entsprechende Liste an.

Einträge verwalten

Wenn Sie in der Detailansicht einer Verteilerliste sind und Besitzer eben dieser sind oder Ihnen eine Freigabe mit Bearbeitungsrecht eingeräumt wurde, können Sie in der Liste hier entsprechend durch einen Klick auf Bearbeiten Einträge in der Liste bearbeiten. Gehen Sie dazu genauso vor wie beim Erstellen einer neuen Liste.

Während des Bearbeitens haben Sie die Möglichkeit einzelnen Einträge oder Freigaben innerhalb der Liste durch einen Klick auf Löschen zu löschen.

Export

Wenn Sie in der Detailansicht einer Verteilerliste sind, können Sie diese Liste mit einem Klick auf Exportieren und der anschließenden Auswahl des Formates, txt oder csv, exportieren und somit in anderen Programmen weiterverwenden.

Freigeben

Sofern das Recht Verteilerlisten freigeben entsprechend eingerichtet wurde, können Sie selbst erstellte Verteilerlisten für andere Benutzer oder Gruppen freigeben. In der Ansicht zum Bearbeiten der entsprechenden Verteilerliste erscheint bei eingerichtetem Recht Freigaben. Klicken Sie zum Hinzufügen einer Freigabe auf Hinzufügen. Tragen Sie in das Feld Benutzer oder Gruppen den Benutzer oder die Gruppe ein und bestimmen mit Hilfe der Auswahlliste, ob die Verteilerliste nur gelesen oder auch verändert werden darf. Sie können hier durch Hinzufügen mehrerer Freigaben verschiedene Berechtigungen für verschiedene Benutzer oder Gruppen vergeben.

Löschen einer Liste

In der Detailansicht einer Verteilerliste können Sie die entsprechende Liste löschen, wenn Sie auf Löschen klicken. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“.

Vorsicht

Wenn Sie eine Verteilerliste löschen, die sonst nicht gespeicherte E-Mail-Adressen enthält, werden diese unwiederbringlich gelöscht. Prüfen Sie also im Vorfeld, ob die zu löschende Liste keine E-Mail-Adressen mehr enthält, die Sie noch benötigen und nicht an anderer Stelle gespeichert haben. Sollten Sie die Liste freigegeben haben und das Bearbeitungsrecht eingeräumt haben, können auch anderen Personen einzelne Einträge aus der Liste löschen.